DERNEK ÜYELİĞİ KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Değerli Üyemiz, Türkiye Kurumsal Yönetim Derneği (“Dernek” veya “TKYD“) olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK“) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK’ya uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple kişisel bilgilerinizi ne şekilde kullanacağımız hakkında size bilgi vermek isteriz. İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
(Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.) Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel Verileriniz, Dernek’e üye olmak amacıyla esnasında fiziki olarak veya https://www.tkyd.org/ alan adlı internet sitesinde (“İnternet Sitesi“) yer alan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebebi Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlarla ve belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmakta, bu doğrultuda gereken her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Kişisel Verilerinizin Yurt İçi veya Yurt Dışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları Dernek, Kişisel Verileriniz, aşağıda belirtilen durumlarda, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarılacaktır: Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat gereği öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda; Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır. Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve Mesleki Deneyim Bilgileriniz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır. Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır. Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir. Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurt içinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir. Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir. KVKK Kapsamında İlgili Kişi Olarak Haklarınız KVKK kapsamında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:
Değerli Üyemiz, Türkiye Kurumsal Yönetim Derneği (“Dernek” veya “TKYD“) olarak kişisel verilerinizin korunmasına büyük önem atfetmekteyiz. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK“) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi KVKK’ya uygun olarak ve aşağıda belirtilen amaçlar ve sınırlar kapsamında işlemekte ve buna uygun gerekli idari ve teknik tedbirleri almaya son derece özen göstermekteyiz. Bu sebeple kişisel bilgilerinizi ne şekilde kullanacağımız hakkında size bilgi vermek isteriz. İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat ve Dernek Tüzüğü kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
| Kişisel Veri Kategorisi | Kişisel Veriler |
|---|---|
| Kimlik |
Ad, Soyad, T.C. kimlik numarası, Kimlik bilgisi. |
| İletişim |
İletişim adresi, İş adresi, Telefon numarası, İş telefonu, E-posta adresi, (Varsa) Dernek’e bildirdiğiniz cep telefonu numarası, Faks numarası, Diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler. |
| Mesleki Deneyim |
(İhtiyari) Görev yaptığınız kurumun ismi ve bu kurumdaki göreviniz, En son görev yaptığınız kurum, En son bitirdiğiniz okul ve bu okulu bitirme dereceniz. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veriler | Başvuru formunda ihtiyari olarak belirtilmiş dernek üyelikleri. (Dernek’in doğrudan bu bilgileri işleme amacı olmamakla birlikte, Dernek’e sunmuş olmanız halinde) |
(Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi üyelerimize ve tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.) Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel Verileriniz, Dernek’e üye olmak amacıyla esnasında fiziki olarak veya https://www.tkyd.org/ alan adlı internet sitesinde (“İnternet Sitesi“) yer alan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler, ayrıca Dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya elektronik posta ile Dernek ile iletişime geçmeniz gibi) Dernek yetkililerine verilen bilgiler vasıtasıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamlarda toplanmakta ve işlenmektedir. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebebi Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlarla ve belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
| Hukuki Sebep | Amaçlar |
|---|---|
| Kanunlarda açıkça öngörülmesi KVKK 5/2(a) | Kanunlarda açıkça öngörülmesi kapsamında kişisel verilerin işlenmesi. |
| Dernek’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması KVKK 5/2(ç) | 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Mevzuat kapsamında Dernek tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, Dernek’in genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları ve diğer üye toplantılarının organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin iletişimin sağlanması, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin icrası, İdari kurum ve kuruluşlar ile mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin sunulması, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması ve hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi. |
| Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması KVKK 5/2(e) | Üyeler ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi. |
| Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatler için zorunlu olması KVKK 5/2(f) | Üyeler ile iletişim kurulabilmesi, Dernek’in tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgilendirme yapılması, Dernek’in faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, Hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi, Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi, Dernek’e ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin sağlanması, Veri kayıplarının önlenebilmesi amacıyla kopyalama ve yedekleme yapılması, Dernek içi raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi. |
Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmakta, bu doğrultuda gereken her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır. Kişisel Verilerinizin Yurt İçi veya Yurt Dışı Aktarımı ve Aktarım Amaçları Dernek, Kişisel Verileriniz, aşağıda belirtilen durumlarda, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarılacaktır: Dernek üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat gereği öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda; Kişisel Verileriniz Dernek’in ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır. Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve Mesleki Deneyim Bilgileriniz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan Dernek’in kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır. Dernek toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza Dernek’in faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan ajans ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem Dernek dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim ve soyisim bilgileri Dernek’in belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde veri işleyen sıfatını taşıyacak olan organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır. Dernek bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla Dernek dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, üyelerimizin (veya tüzel kişi üyelerimizin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Dernek’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman Dernek’in kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır. Üyenin hak veya yükümlülükleri veya Dernek nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz Dernek’in avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir. Dernek’in yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, Dernek’in hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurt içinde yerleşik üçüncü kişiler ile Dernek’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan Dernek’in meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir. Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir. KVKK Kapsamında İlgili Kişi Olarak Haklarınız KVKK kapsamında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:
- i. Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
ii. Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Kişisel Verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme
- Kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte, yazılı ve ıslak imzalı olarak Bağdat Caddesi, Birgen İş Merkezi, No:226 Kat:5 D:20 34728 Caddebostan, Kadıköy, İstanbul adresine elden teslim ederek; veya,
- info@tkyd.org adresine, sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalı şekilde Dernek’e iletebilirsiniz.